Benutzerhandbuch: Opt-out für das Tracking von E-Mail-Öffnungen in Selligent verwalten

Hintergrund

Das Tracking von E-Mail-Öffnungen wird üblicherweise über ein Tracking-Pixel umgesetzt, das im E-Mail-Inhalt eingebettet ist. Wird eine E-Mail geöffnet, wird dieses Pixel geladen und sendet Informationen an die Plattform zurück, sodass Organisationen das Engagement messen können. Über dieses Pixel können Sie den Empfänger identifizieren sowie dessen Verhalten beobachten und speichern.

Datenschutzgesetze und -vorschriften, wie die der französischen Datenschutzbehörde (CNIL), schreiben vor, dass ein E-Mail-Öffnungstracking auf individueller Ebene (User-Level) eine Einwilligung erfordert – es sei denn, das Tracking ist vollständig anonym.

Personalisiertes Öffnungstracking bedeutet:

  • Benutzerkennungen im Pixel
  • Öffnungen werden pro Person erfasst
  • Nutzung für Profiling, Segmentierung und Optimierung

Beim anonymen Tracking gilt:

  • keine Identifikation auf User-Ebene
  • für alle Empfänger wird dasselbe Pixel verwendet
  • es sind nur Statistiken auf Kampagnenebene verfügbar

 

Daher müssen Organisationen:

  • Nutzer darüber informieren, dass E-Mail-Öffnungstracking eingesetzt wird, zu welchen konkreten Zwecken und durch wen
  • Einwilligung einholen, wenn individualisiertes Tracking verwendet wird
  • eine Möglichkeit zum Opt-out bereitstellen (Nutzer müssen die Einwilligung jederzeit widerrufen können)
  • nachweisen können, dass eine Einwilligung erteilt wurde

 

Es gibt bestimmte Anwendungsfälle, die von der Einwilligungspflicht ausgenommen sind. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich:

  • wenn Pixel strikt notwendig für Sicherheit oder Authentifizierungszwecke sind, oder
  • wenn Pixel ausschließlich für die Zustellbarkeit verwendet werden, unter strengen Bedingungen (begrenzte Daten, Datenminimierung, vom Nutzer angeforderte E-Mails usw.)
  • wenn das Tracking vollständig anonym ist und keine Identifier verwendet werden
  • für transaktionale Nachrichten

Beispiele:
- Öffnungstracking, um inaktive Empfänger zu identifizieren und ihnen keine E-Mails mehr zu senden, erfordert keine Einwilligung, allerdings sind die Tracking-Daten auf das Datum der letzten Öffnung beschränkt.
- Das Messen von Öffnungsraten zur Optimierung von Kampagnen erfordert eine Einwilligung.
- Das Profiling von Nutzern zur Verwendung in anderen Kanälen erfordert eine Einwilligung.

Unten finden Sie eine Übersicht, wann eine Einwilligung erforderlich ist, wenn die neuen Regelungen in Frankreich am 14. Juli in Kraft treten:

Situation Tracking-Pixel Aktion
Keine vorherige Einwilligung NEIN Zuerst Einwilligung per nicht getrackter E-Mail einholen
Einwilligung bei der Anmeldung eingeholt
JA		 Die im Einwilligungsformular genannten Zwecke einhalten
Nur Zustellbarkeit JA Keine Einwilligung erforderlich, aber es dürfen nur minimale Daten erhoben werden
Widerruf der Einwilligung NEIN Tracking sofort deaktivieren

 

Diese Hinweise beziehen sich in erster Linie auf Öffnungstracking über Pixel. Klick-Tracking ist nicht Bestandteil dieses Umfangs.

 

Lösung in Selligent

Diese Funktion ist auf Anfrage verfügbar.

Um Einwilligungen für das Öffnungstracking zu unterstützen, stellt Selligent eine Lösung bereit, die klar zwischen personalisiertem und anonymem Tracking unterscheidet.

Privacy Management über ein dediziertes Feld: PRIVACY_FLAGS

Selligent stellt ein Systemfeld (PRIVACY_FLAGS) bereit, um Privacy- und Einwilligungsinformationen auf User-Ebene zu speichern. Dieses Feld:

  • steuert, ob personalisiertes Öffnungstracking zulässig ist
  • entspricht im Prinzip bestehenden Opt-out-Mechanismen

Standardmäßig gilt:

  • PRIVACY_FLAGS ist NULL, d. h. es wurde keine Einwilligung erteilt
  • die Funktion ist nicht aktiviert
  • Nutzer sind nicht für personalisiertes Öffnungstracking opt-in

Damit wird sichergestellt, dass individuelles Tracking nur nach ausdrücklicher Aktivierung erfolgt.

Hinweis: Dieses neue Feld ist in allen Audience Lists sichtbar, unabhängig davon, ob die Funktion in Ihrer Umgebung aktiviert ist.
Null oder 0 bedeutet: keine Einwilligung.
1 bedeutet: Einwilligung wurde erteilt.

Tracking-Verhalten, wenn die Funktion aktiviert ist

Wenn die Funktion aktiviert ist:

  • Personalisiertes Tracking ist erlaubt, wenn eine Einwilligung vorliegt. Im Tracking-Pixel sind Identifier enthalten.
  • Anonymes Tracking erfolgt, wenn die Einwilligung fehlt oder widerrufen wurde. In diesem Fall:
    • es gibt keine Identifier auf User-Ebene im Pixel
    • es werden keine Öffnungsdaten auf User-Ebene gespeichert
    • es werden nur aggregierte Statistiken auf Kampagnenebene erzeugt

 

Wenn ein Nutzer dem personalisierten Öffnungstracking widerspricht oder keine Einwilligung vorliegt:

  • individuelles Öffnungstracking wird deaktiviert
  • das Tracking-Pixel wird im anonymen Modus verarbeitet
  • es werden keine Öffnungsdaten auf User-Ebene gespeichert oder verknüpft
  • die Zustellung der E-Mails wird nicht beeinträchtigt

 

Auswirkungen auf das Reporting

Wenn Öffnungstracking deaktiviert ist:

  • E-Mail-Öffnungen werden nicht erfasst
  • Klicks werden weiterhin erfasst

Das bedeutet:

  • Öffnungsraten können sinken oder nicht verfügbar sein
  • Klicks werden als implizite Öffnungen behandelt
  • Klickraten überschreiten nicht 100 %

 

Was Kunden jetzt tun müssen

Um das Opt-out für das Tracking von E-Mail-Öffnungen korrekt umzusetzen, sollten Kunden die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1 – Nutzer informieren

Aktualisieren Sie Datenschutzhinweise und Preference Center, um klar zu erläutern:

  • dass E-Mail-Öffnungstracking verwendet wird
  • zu welchem Zweck dieses Tracking eingesetzt wird
  • wie Nutzer sich abmelden (opt-out) können

Schritt 2 – Einwilligungsstrategie festlegen

Entscheiden Sie, ob Sie:

  • nur anonymes Öffnungstracking verwenden, oder
  • personalisiertes Öffnungstracking auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung aktivieren

Schritt 3 – Datenmodell vorbereiten

  • das Feld PRIVACY_FLAGS verwenden, um die Tracking-Einwilligung zu speichern
  • sicherstellen, dass Aktualisierungen die Bitmask-Logik berücksichtigen

Schritt 4 – Bestehende Nutzer verwalten (falls zutreffend)

Wenn Sie über eine gültige Rechtsgrundlage verfügen (z. B. bereits eingeholte Einwilligung), können Sie Tracking für bestehende Nutzer mithilfe bitweiser Operationen aktivieren:

Kopieren 
UPDATE MY_USERLISTSET PRIVACY_FLAGS = (PRIVACY_FLAGS | 1)

Schritt 5 – Marketing- und Einwilligungsprozesse aktualisieren

Stimmen Sie Preference Center, Opt-in/Opt-out-Mechanismen sowie Data Loader und Integrationen so ab, dass Privacy-Entscheidungen konsistent angewendet werden.

 

Empfehlungen zur Einwilligungserhebung und -verwaltung zur Einhaltung der Datenschutzregeln

Die folgenden Empfehlungen basieren auf den CNIL-Regelungen, die in Frankreich gelten.

Empfehlung 1 — Einwilligung bei Erfassung der E-Mail-Adresse einholen (Best Practice)

Dies ist die klarste Methode. So gehen Sie vor (ganz konkret):

Wenn ein Nutzer seine E-Mail-Adresse eingibt (Anmeldeformular, Kontoerstellung, Newsletter-Formular):

  • eine eigene Einwilligungs-Checkbox hinzufügen (nicht vorab angekreuzt)
  • klar erklären, dass Tracking-Pixel verwendet werden
  • die konkreten Zwecke nennen
  • auf detaillierte Informationen verlinken

Beispiel

☐ Ich bin damit einverstanden, dass [Unternehmensname] Tracking-Pixel in E-Mails verwendet, um:

das Öffnen von E-Mails zu messen,
Inhalte und Versandhäufigkeit zu personalisieren.

Mehr über E-Mail-Tracking erfahren (Link zur Datenschutz-/Tracking-Richtlinie)

Warum das konform ist

  • Einwilligung erfolgt vor dem Tracking
  • der Nutzer versteht, was später passiert
  • die Verbindung zwischen E-Mail-Adresse und Tracking ist ausdrücklich

 

Empfehlung 2 — Wenn die Einwilligung NICHT ursprünglich eingeholt wurde

Das kommt häufig bei Legacy-Datenbanken vor.

Die wichtigste Regel: Sie dürfen keine getrackte E-Mail senden, um eine Einwilligung einzuholen.

Korrekte Umsetzung (Schritt für Schritt)

Schritt 1 — Eine nicht getrackte E-Mail senden

  • kein Tracking-Pixel
  • kein verstecktes Tracking über Bilder oder Links
  • nur eine einfache E-Mail

Schritt 2 — Einen sicheren Einwilligungslink in die E-Mail aufnehmen

Der Link muss:

  • pro Empfänger eindeutig sein
  • zu einer Seite führen, auf der der Nutzer seine Wahl aktiv bestätigt

Beispiel E-Mail-Text

Wir möchten Ihre Zustimmung, um E-Mail-Tracking zur Verbesserung unserer Kommunikation zu verwenden.
Meine E-Mail-Tracking-Einstellungen verwalten

Wenn der Empfänger auf den Link klickt, gilt dies als Einwilligung. Die Einwilligung erfordert eine ausdrückliche Aktion auf der Seite.

Schritt 3 — Verhalten der Einwilligungsseite

Auf der Seite:

  • die Tracking-Zwecke erklären
  • eine ausdrückliche Aktion verlangen (Button-Klick)

Beispiel:

E-Mail-Tracking-Einstellungen

☐ Ich stimme der Verwendung von Tracking-Pixeln in E-Mails zu, um:

die Kampagnen-Performance zu messen
Inhalte zu personalisieren

[Akzeptieren] [Ablehnen]

Wenn nicht gescrollt wird oder Inaktivität vorliegt, gilt dies als Ablehnung. Die Entscheidung wird gespeichert und protokolliert.

Empfehlung 3 — Welche Informationen MÜSSEN bei der Einwilligungsabfrage angezeigt werden

Immer wenn Einwilligung abgefragt wird (Formular oder Seite), muss der Nutzer klar verstehen:

Pflichtangaben

  • wer das Tracking-Pixel setzt
  • welche Daten erhoben werden (E-Mail-Öffnung, Datum, Geräteinfos usw.)
  • warum sie erhoben werden (konkrete Zwecke)
  • dass Tracking für alle Geräte gilt, mit denen E-Mails gelesen werden

Beispiel für konforme Formulierung

Wir verwenden Tracking-Pixel, um festzustellen, wann Sie unsere E-Mails öffnen.
Dadurch können wir die Performance analysieren und unsere Kommunikation personalisieren.
Das Tracking gilt unabhängig vom Gerät, mit dem Sie E-Mails lesen.

 

Empfehlung 4 — Einwilligung muss spezifisch sein (kein „All-in-one“-Consent)

Es kann NICHT eine Checkbox geben, die Folgendes abdeckt:

  • Marketing
  • Profiling
  • Tracking
  • Cross-Channel-Targeting

Es ist eine separate Einwilligung pro Zweck erforderlich ODER eine klare Bündelung eng zusammenhängender Zwecke.

 

Empfehlung 5 — Nachweis der Einwilligung speichern

Sie müssen nachweisen können:

  • Welche E-Mail-Adresse eingewilligt hat
  • Wann dies erfolgt ist
  • Wie die Einwilligung eingeholt wurde
  • Für welche Zwecke

 

Empfehlung 6 — Widerruf der Einwilligung muss einfach sein

Jede getrackte E-Mail sollte im Footer einen Link enthalten, um die E-Mail-Tracking-Einstellungen zu verwalten. Der Link muss:

  • Pro Empfänger eindeutig sein
  • Den Widerruf mit einem Klick ermöglichen
  • NICHT verlangen, dass die E-Mail-Adresse erneut eingegeben wird

Wenn die Einwilligung widerrufen wird, müssen Tracking-Pixel für zukünftige E-Mails deaktiviert werden, und bereits versendete E-Mails dürfen Tracking-Daten nicht mehr auswerten.